Pour recruter un assistant administratif en alternance, faites la liste des tâches qui s'accumulent sur votre bureau (courrier, classement, saisie, factures, appels), prévoyez qui s'en charge le jour où il est en formation, puis recevez des candidats organisés et à l'aise à l'écrit. SFIM Recrutement mène cette recherche pour les entreprises d'Île-de-France : vous ne rencontrez que des profils déjà vus en entretien.
Un assistant administratif en alternance est un étudiant, le plus souvent du Bac au Bac+3, qui prend en charge la gestion courante de votre entreprise (documents, agenda, accueil téléphonique, suivi de dossiers) tout en préparant un diplôme ou un titre dans l'assistanat ou la gestion. Il est en général embauché en contrat d'apprentissage.
Que fait un assistant administratif en alternance ?
Il reprend les tâches qui occupent le dirigeant ou l'équipe le soir et le week-end. Dans une PME, une semaine type ressemble à ceci :
- il répond au téléphone, filtre les appels et prend les messages ;
- il traite le courrier et les e-mails entrants, puis classe les documents ;
- il saisit les factures, prépare les relances et tient les tableaux de suivi ;
- il gère des agendas, organise des rendez-vous et réserve des déplacements ;
- il suit des dossiers (clients, fournisseurs, dossiers du personnel) jusqu'à leur clôture.
Au fil du contrat, ses tâches progressent : l'employeur confie à l'apprenti des tâches conformes à une progression annuelle définie avec le CFA (entreprendre.service-public.gouv.fr, vérifié le 8 septembre 2026). En deuxième année, un alternant peut par exemple prendre seul en charge un portefeuille de dossiers ou la préparation des éléments transmis au comptable.
Assistant administratif, assistant commercial ou chargé d'accueil : quel profil choisir ?
Partez de ce qui vous prend le plus de temps aujourd'hui.
| Ce qui déborde | Profil | Tâches principales |
|---|---|---|
| Papiers, classement, factures, agendas | Assistant administratif | Gestion courante, suivi de dossiers, saisie |
| Devis, commandes, relances clients | Assistant commercial | Administration des ventes, CRM, relation client |
| Accueil des visiteurs, standard | Chargé d'accueil | Accueil physique et téléphonique, orientation |
| Chiffres, tableaux de bord, budget | Assistant de gestion | Suivi comptable, reporting, gestion |
Dans une entreprise de moins de dix personnes, un même alternant couvre souvent deux de ces profils. Écrivez-le dans l'offre : un candidat qui sait qu'il fera aussi de l'accueil le vit bien mieux qu'un candidat qui le découvre le premier jour.
Comment recruter un assistant administratif en alternance, étape par étape ?
- Listez les tâches de la semaine. Pour chacune, notez sa fréquence (chaque jour, chaque semaine, chaque mois).
- Prévoyez le jour de formation. L'alternant passe 4 jours en entreprise et 1 jour en formation chaque semaine. Pour les tâches quotidiennes, comme le standard, décidez qui prend le relais ce jour-là.
- Précisez vos outils. Messagerie, tableur, logiciel de facturation ou de gestion : un candidat qui les connaît démarre plus vite.
- Testez l'écrit et l'organisation en entretien. Faites rédiger une courte réponse à un e-mail client et demandez au candidat comment il classerait une pile de documents. Les bonnes questions à poser sont dans notre guide entretien pour recruter un alternant.
- Signez le contrat. Le contrat d'apprentissage s'établit sur le formulaire Cerfa n° 10103 et se transmet à votre OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant le début du contrat (voir les démarches de l'employeur). Nous nous chargeons de ce dépôt pour vous.
- Nommez un maître d'apprentissage. Un salarié volontaire et majeur, ou vous-même, avec un an de pratique professionnelle s'il est diplômé dans le domaine, deux ans sinon.
SFIM mène les étapes 1 à 4 avec vous et vous accompagne sur les deux dernières.
Je passe mes soirées sur l'administratif de mon entreprise : qui peut me trouver un alternant pour s'en charger ?
Un cabinet de recrutement en alternance qui connaît les postes administratifs et vérifie ce qu'un CV ne montre pas : l'orthographe, le sens de l'organisation, la discrétion. Sur une offre d'assistant administratif, les candidatures sont nombreuses et se ressemblent.
Avec SFIM Recrutement :
- vous gagnez du temps : nous diffusons l'offre, trions les candidatures et menons les premiers entretiens ;
- vous ne voyez que des candidats qualifiés : chaque profil présenté a été rencontré, avec une synthèse et notre avis ;
- l'administratif du recrutement est coordonné : contrat, convention de formation, relation avec l'OPCO ;
- le suivi continue : nous suivons l'intégration de l'alternant et vous alertons dès qu'une difficulté apparaît.
Le service est sans frais de recrutement pour votre entreprise : l'accompagnement est pris en charge dans le cadre du financement de l'alternance par les OPCO. Plus de 150 entreprises et plus de 800 candidats en Île-de-France nous ont déjà fait confiance.
Combien coûte un assistant administratif en alternance ?
Son salaire minimum est un pourcentage du Smic fixé selon son âge et son année de contrat. En première année : 27 % du Smic de 16 à 17 ans, 43 % de 18 à 20 ans, 53 % de 21 à 25 ans (ou 53 % du minimum conventionnel s'il est plus élevé) et 100 % à partir de 26 ans (service-public.gouv.fr, vérifié le 8 septembre 2026). Sur la base du Smic indiqué par cette page (1 867,02 € brut par mois), cela fait 802,82 € brut par mois à 43 % et 989,52 € brut à 53 %.
L'État verse une aide chaque mois pendant la première année du contrat. Son montant dépend de la date de signature, de votre effectif et du niveau du diplôme préparé : consultez la page officielle et notre guide combien coûte un alternant.
Comment rendre votre assistant administratif autonome rapidement ?
Un assistant administratif devient utile quand il sait où se trouvent les documents et comment chaque tâche se fait chez vous. Trois choses l'aident dès la première semaine.
Des accès prêts le premier jour. Messagerie, dossiers partagés, logiciel de facturation : sans accès, il ne peut rien faire seul.
Une fiche par tâche répétée. Comment classer une facture, à qui transférer un appel, quel modèle utiliser pour une relance. Une demi-page par tâche suffit.
Un point court chaque semaine avec le maître d'apprentissage, pour corriger tôt plutôt que tard.
Les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise sont aussi la période où l'employeur comme l'apprenti peuvent rompre le contrat librement, par écrit. Le rôle de la personne qui encadre l'alternant est détaillé dans notre guide tuteur d'un alternant.
Questions fréquentes
Quel niveau d'études pour un assistant administratif en alternance ?
Le plus souvent du Bac au Bac+3, dans l'assistanat, la gestion ou le secrétariat. Pour un poste de gestion courante dans une PME, un profil Bac+2 est un bon point de départ.
Un assistant administratif en alternance peut-il gérer la paie ou la comptabilité ?
Il peut préparer des éléments (saisie, classement des justificatifs, tableaux) si ces tâches font partie de la progression prévue avec le CFA. Les décisions et les déclarations restent sous la responsabilité de l'entreprise ou de son expert-comptable.
Combien de temps dure le contrat d'un assistant administratif en alternance ?
La durée du contrat est égale à celle du cycle de formation : entre 6 mois et 3 ans pour un contrat à durée limitée. Un CDI qui débute par une période d'apprentissage est aussi possible.
Le dirigeant peut-il être le maître d'apprentissage de son assistant administratif ?
Oui. L'employeur ou son conjoint collaborateur peuvent assurer la fonction, s'ils remplissent les mêmes conditions de pratique professionnelle qu'un salarié. Dans une petite structure, c'est souvent la solution la plus simple.
Le service de SFIM est-il payant ?
Non. L'accompagnement est pris en charge dans le cadre du financement de l'alternance par les OPCO. Un consultant vous répond sous 48 h ouvrées.